2–3 horas
De dedicación para procesar y confirmar un pedido recibido por email o PDF cuando el proceso es manual y requiere introducir los datos en distintos sistemas.
Industria
Manufacturera
Clientes B2B exigentes, sistemas desconectados y equipos desbordados por la gestión.
Automatizamos y optimizamos los procesos que frenan tu operativa.
El reto no es solo producir, sino coordinar todo lo que ocurre alrededor del producto.
En la industria manufacturera, la ineficiencia rara vez aparece en la línea de producción. Suele surgir en los flujos que rodean a la operativa: el pedido que llega por email y requiere una introducción manual en el ERP, la documentación técnica que hay que localizar ante cada solicitud de cliente, o la reclamación que se gestiona por cadenas de correo sin un responsable ni un plazo definido.
Como consecuencia, el equipo comercial pierde horas en seguimiento, el departamento de calidad asume peticiones documentales que no debería gestionar manualmente, y el equipo de compras dedica más tiempo a coordinarse con proveedores que a optimizar la cadena.
Akaen automatiza los procesos transversales de la industria manufacturera: desde la captura del pedido hasta su expedición, pasando por la calidad, las compras y el servicio postventa.
68%
De las reclamaciones tienen su origen en un error de especificación o documentación en el momento del pedido.
4–6d
De tiempo medio de respuesta a una reclamación cuando no existe un flujo de calidad automatizado ni un responsable asignado.
35%
Del tiempo del equipo de compras se dedica al seguimiento manual de órdenes a proveedor en lugar de a optimizar la cadena.
Seis patrones operativos frecuentes en la industria manufacturera.
Entrada de pedidos sin integración con el ERP
En la industria manufacturera, es habitual convivir con pedidos que llegan por email, PDF o portal sin una conexión directa con el sistema de gestión. La transcripción manual de cada pedido añade tiempo, riesgo de error y carga administrativa que no aporta valor al proceso.
Documentación de producto dispersa y difícil de localizar
Cuando un cliente solicita especificaciones, fichas técnicas o declaraciones de conformidad de un producto, el equipo tiene que buscarlas entre servidores, correos o distintos departamentos. Sin un repositorio estructurado, encontrar la versión correcta lleva tiempo, las respuestas se retrasan y la experiencia del cliente se resiente.
Reclamaciones sin flujo estructurado ni trazabilidad
Una reclamación entra por email, se reenvía internamente y puede perder seguimiento en la bandeja de alguien. No siempre hay registro del coste de la incidencia ni visibilidad de cuántas veces ha ocurrido el mismo problema, lo que dificulta la mejora continua del proceso.
Seguimiento de compras por canales informales
Para conocer el estado de una orden de compra, alguien tiene que llamar al proveedor o enviar un email de consulta. Las discrepancias entre la orden de compra, el albarán y la factura se resuelven manualmente, con riesgo de errores contables y pérdida de tiempo en la conciliación.
Historial de intervenciones no centralizado
Cuando el servicio postventa no tiene un sistema centralizado, el técnico llega a cada intervención dependiendo de su conocimiento previo o de lo que recuerde el comercial de cuenta. El cliente percibe descoordinación y el equipo no puede aprender de incidencias anteriores.
Falta de visibilidad sobre el ciclo completo del pedido
La oferta, la orden de producción y la expedición suelen gestionarse en sistemas o hojas de cálculo distintos. Sin un flujo conectado, resulta difícil detectar discrepancias de margen, duplicidades o retrasos en tiempo real antes de que afecten al cliente.
Gestión de pedidos y Quote-to-Order automatizado
Cuando los pedidos llegan por email, PDF o portal sin una integración directa con el ERP, el equipo comercial asume una carga administrativa significativa. Cada transcripción manual es un vector de error y una fricción operativa que ralentiza la confirmación al cliente.
Diseñamos flujos para que la entrada de pedidos se normalice, valide y registre en el ERP con mucha menos intervención manual. El equipo pasa a gestionar excepciones reales, no a transcribir datos entre sistemas.
- Captura de pedidos desde email, PDF, portal o EDI con validación automática de especificaciones
- Comprobación de precios y condiciones contra el ERP antes de confirmar al cliente
- Generación automática de oferta en PDF y conversión en orden de producción
- Integración con SAP, Navision, Sage y otros ERPs habituales en el sector
Calidad, certificados y reclamaciones sin fricción
Cuando la documentación de producto y calidad está dispersa entre carpetas, correos y distintos sistemas, responder a una solicitud de cliente implica buscar información, coordinar departamentos y revisar versiones de documentos.
Centralizamos la documentación de producto y calidad por referencia, y automatizamos la gestión de reclamaciones para que cada incidencia tenga responsable, plazo y trazabilidad desde el primer momento.
- Certificados de calidad, fichas técnicas y documentación vinculados a cada referencia de producto
- Envío automático de documentación al cliente en el momento de la expedición
- Flujo de gestión de no conformidades con responsable, plazo y acciones correctivas
- Panel de seguimiento de reclamaciones con estado, tiempo de resolución y tendencias por cliente
Service desk y gestión de postventa
Cuando el servicio postventa no cuenta con un sistema centralizado, el técnico llega a cada intervención dependiendo de lo que recuerde o de la información que pueda recabar por teléfono antes de salir.
Implementamos un service desk que centraliza el historial de cada cliente: equipos instalados, intervenciones previas, contratos vigentes y piezas sustituidas. El equipo técnico accede a ese contexto antes de cada visita o llamada, sin depender de nadie más.
- Portal de cliente para abrir, consultar y hacer seguimiento de tickets de soporte
- Clasificación automática y asignación al técnico o departamento correcto
- Historial completo de equipos, contratos e intervenciones por cliente
- SLAs configurables con alertas automáticas de escalado y vencimiento
Procurement y compras automatizadas
Cuando las órdenes de compra se gestionan por email y el seguimiento depende de llamadas al proveedor, el equipo de compras invierte tiempo en coordinación en lugar de en optimización de la cadena de suministro.
Automatizamos la generación y el seguimiento de órdenes de compra para que el proceso sea trazable, la conciliación con el albarán y la factura sea automática, y las desviaciones se detecten antes de que afecten a la operativa.
- Generación automática de órdenes de compra desde el MRP, stock mínimo o planificación de demanda
- Envío al proveedor y trazabilidad completa de confirmación de recepción
- Matching automático entre orden de compra, albarán y factura del proveedor
- Alertas de desviación de plazo, precio y calidad de entrega por proveedor
De la primera reunión a la puesta en marcha en semanas, no meses.
01
Diagnóstico y priorización
Revisamos contigo cómo funciona hoy la operativa, dónde se concentra más carga manual, qué sistemas intervienen y qué tendría más sentido automatizar primero.
02
Diseño y validación
Definimos los flujos, las integraciones, las reglas y el alcance de la solución. Lo validamos contigo antes de construir para avanzar con criterio, tiempos claros y pocas sorpresas.
03
Implementación y arranque
Desarrollamos, probamos con datos reales y ponemos en marcha la solución sin comprometer la operativa. Formamos al equipo para que el uso diario sea natural desde el primer día.
04
Monitorización y mejora continua
Seguimos pendientes de que todo funcione bien: monitorizamos, damos soporte, resolvemos incidencias y proponemos mejoras a partir del uso real para que el proceso siga evolucionando.
Sin compromiso. Una breve conversación para entender tu situación y ver dónde podemos ayudarte.
Trabajamos con fabricantes industriales donde coordinar la operativa es casi tan complejo como producir.
Solemos encajar especialmente en empresas con producto configurable, fabricación bajo pedido, compras técnicas, subcontratación, instalación o postventa. Cuando comercial, oficina técnica, producción, compras y servicio dependen de demasiados correos, excels y traspasos manuales, es donde más valor aportamos.
Fabricantes de maquinaria y bienes de equipo
Suelen tener ofertas técnicas complejas, handoff delicado entre comercial, oficina técnica y producción, y proyectos de instalación o puesta en marcha difíciles de seguir de punta a punta.
Transformación metálica y mecanizado
Cuando cada pedido depende de planos, tolerancias, prioridades cambiantes y trabajo subcontratado, aparecen fácilmente retrasos, retrabajos y poca visibilidad del estado real de cada orden.
Fabricación bajo pedido o ingeniería a medida
Son entornos donde cada proyecto arrastra documentación propia, aprobaciones internas y muchos cambios sobre la marcha. Ahí suele haber mucho margen para ordenar flujos y automatizar tareas de coordinación.
Empresas con instalación, SAT o postventa
Cuando las intervenciones, incidencias, garantías y recambios se gestionan entre correos, llamadas y excels, cuesta responder rápido y mantener un historial claro de cada cliente o equipo.
Fabricantes con compras técnicas y red de proveedores
Si el seguimiento de pedidos, confirmaciones, albaranes e incidencias de suministro vive fuera del ERP, compras y operaciones acaban trabajando con demasiada fricción y poca anticipación.
Grupos industriales con varias plantas o delegaciones
Consolidar datos, estandarizar procesos y saber qué está pasando en tiempo real se vuelve mucho más difícil cuando cada centro trabaja con sus propios criterios y herramientas.
Soluciones que aplicamos en este sector
Agentes IA Autónomos
Agentes que gestionan órdenes de trabajo, no conformidades, procurement y mantenimiento predictivo sin intervención manual.
Integración de Sistemas
Conectamos ERP, MES, SCADA, WMS y sistemas de calidad para eliminar silos de información y datos en tiempo real.
Digitalización de Documentación IDP
Albaranes, órdenes de compra, certificados de calidad y partes de trabajo capturados y registrados automáticamente.
Si quieres descubrir qué procesos te conviene optimizar, lo analizamos contigo.
Evaluamos tu operativa, identificamos dónde tiene sentido intervenir y te proponemos un punto de partida realista. Todo ello sin compromiso y con el foco puesto en el impacto operativo.