30%
Del trabajo administrativo se dedica a trasladar datos manualmente entre sistemas que no se comunican entre sí.
Integración
de Sistemas
Una sola entrada de datos. Todos tus sistemas, sincronizados.
Varios sistemas que no comparten información. Y personas que los conectan manualmente cada día.
El problema no suele ser que falten sistemas, sino que cada uno resuelve solo una parte del proceso. El pedido nace en CRM, se vuelve a introducir en ERP, después alguien lo replica en producción, en almacén o en facturación, y cada salto manual añade tiempo, dependencias y margen de error.
Cuando esto se repite a diario, la operativa se vuelve frágil. Aparecen pedidos con datos distintos según la herramienta, estados que no cuadran entre departamentos, retrasos por falta de sincronización y personas dedicando horas a comprobar si la información correcta está en el sitio correcto. En muchas empresas, una parte muy relevante del trabajo administrativo sigue siendo mover datos entre sistemas sin aportar valor real.
Akaen conecta tus sistemas existentes sin reemplazarlos. Diseñamos integraciones para que el dato se genere una vez, circule automáticamente entre ERP, CRM, MES, ecommerce, EDI o herramientas externas, se valide en cada paso y deje trazabilidad cuando algo falla. El equipo deja de actuar como puente entre aplicaciones y pasa a intervenir solo cuando hay una excepción real que resolver.
Más de 3
Sistemas distintos suelen coexistir en una empresa industrial mediana, muchas veces sin integración ni sincronización en tiempo real.
3%
De error en cada traspaso manual de datos, que se acumula a lo largo de toda la cadena de procesos.
Hasta 48h
Es el tiempo que puede tardar un cambio, una incidencia o un dato crítico en reflejarse correctamente en todos los sistemas cuando no existe sincronización en tiempo real.
El pedido entra una vez, pero alguien lo introduce en varios sistemas.
Cuando email, CRM, ERP, planta y facturación no comparten información, el flujo no lo hace la tecnología: lo hace una persona. Lee el correo, copia los datos, los vuelve a teclear, los valida y los replica en cada sistema para que la operación siga avanzando.
La fricción rara vez está en un gran fallo visible. Está en decenas de microtareas manuales que parecen pequeñas por separado, pero juntas introducen retraso, dependencias y riesgo de que distintos equipos trabajen con versiones distintas del mismo pedido.
Flujo Normal Cuando Los Sistemas No Se Comunican
Cada nodo humano representa el trabajo invisible que mantiene unida la operación: copiar, traspasar, replicar y revisar datos entre sistemas que deberían hablar entre ellos de forma automática.
Retraso acumulado
0min
Riesgo de error
0.0%
Acciones manuales
0acciones
Email
Copiar
CRM
Traspasar
ERP
Replicar
MES
Facturar
Facturación
No falla un sistema aislado. Falla la continuidad entre sistemas.
Mientras el dato no viaje solo, la empresa opera a base de memoria, revisiones y retrabajo. La integración no ahorra solo clics: evita que comercial, operaciones, planta o administración trabajen con tiempos y estados distintos del mismo proceso.
Tiempo que nadie ve
La mayor parte del retraso no está en procesar el pedido, sino en leerlo, validarlo y volver a introducirlo en cada salto.
Dependencia de personas clave
Si quien conoce el flujo no está disponible, la información se queda a medias entre sistemas y el proceso pierde continuidad.
Errores que se propagan
Una referencia, una fecha o una cantidad mal traspasada se replica aguas abajo y acaba afectando a producción, expedición o facturación.
Otro ejemplo real de integración entre sistemas críticos.
Cuando dos plataformas críticas no comparten bien la información, el coste no es solo técnico. Aparecen retrasos, validaciones manuales, conciliaciones repetitivas y equipos senior ocupados en coordinar datos entre aplicaciones que deberían estar conectadas.
Integración híbrida entre core bancario y plataforma de gestión.
API donde la arquitectura lo permite, RPA donde no existe integración nativa. El objetivo: que la operación fluya 24/7 sin depender de handoffs manuales.
Back-office hipotecario en banca IBEX 35: automatización híbrida
Un caso propio de Akaen en el que conectamos un core bancario con una plataforma de gestión externa para eliminar tareas manuales en procesos hipotecarios críticos.
La operativa incluía preparación de medios de pago, emisión de certificados, actualizaciones de sistemas y conciliaciones. En lugar de seguir usando al equipo como puente entre aplicaciones, diseñamos una capa híbrida RPA + API para que la información viajara con continuidad, trazabilidad y menos intervención humana.
4
proyectos integrados
9 FTEs+
capacidad liberada
390K€+
ahorro anual estimado
1.500+
transacciones diarias automatizadas
Qué demuestra este caso
Que integrar sistemas no siempre significa sustituir plataformas. Muchas veces significa conectar bien lo que ya existe, automatizar los handoffs críticos y liberar a los equipos de una coordinación manual permanente.
De la primera reunión a la puesta en marcha en semanas, no meses.
01
Diagnóstico y priorización
Revisamos contigo cómo funciona hoy la operativa, dónde se concentra más carga manual, qué sistemas intervienen y qué tendría más sentido automatizar primero.
02
Diseño y validación
Definimos los flujos, las integraciones, las reglas y el alcance de la solución. Lo validamos contigo antes de construir para avanzar con criterio, tiempos claros y pocas sorpresas.
03
Implementación y arranque
Desarrollamos, probamos con datos reales y ponemos en marcha la solución sin comprometer la operativa. Formamos al equipo para que el uso diario sea natural desde el primer día.
04
Monitorización y mejora continua
Seguimos pendientes de que todo funcione bien: monitorizamos, damos soporte, resolvemos incidencias y proponemos mejoras a partir del uso real para que el proceso siga evolucionando.
Sin compromiso. Una breve conversación para entender tu situación y ver dónde podemos ayudarte.
Si quieres ver cómo aplicar esta solución en tu operativa, lo analizamos contigo.
Revisamos tu proceso y los sistemas implicados para definir el punto de partida más realista. Sin compromiso y con el foco en tu negocio.