2–4h
De dedicación diaria para registrar manualmente los pedidos provenientes de múltiples canales.
Alimentación
y Bebidas
Software a medida para una operativa totalmente conectada.
Más visibilidad. Menos fricción.
La complejidad aparece cuando la información no acompaña al ritmo de la operativa.
Detrás de cada pedido, lote o expedición hay múltiples traspasos de información entre departamentos. Si estos dependen de sistemas desconectados o validaciones manuales, la operativa gana complejidad y pierde agilidad.
Como consecuencia, aparece la temida carga administrativa: revisar formatos, reintroducir datos, contrastar registros o consolidar información para tomar decisiones. En el fondo, el problema no suele estar en el proceso en sí, sino en cómo circulan los datos a su alrededor.
Para resolver esta fricción, Akaen conecta los sistemas que ya usas, dando continuidad a esos flujos. Nuestro objetivo es reducir las tareas repetitivas y mejorar la visibilidad de operaciones, calidad y dirección, sin necesidad de rehacer lo que ya funciona.
72h
De plazo legal máximo para localizar y comunicar la retirada de un producto ante una incidencia de seguridad alimentaria.
5 días
De tiempo promedio invertido en preparar la documentación de una auditoría debido a la dispersión de los registros.
3–4 días
De desfase habitual entre las operaciones y la visibilidad de la dirección cuando los informes se consolidan a mano.
Seis patrones operativos frecuentes en alimentación y bebidas.
Entrada de pedidos por canales heterogéneos
En alimentación y bebidas es habitual convivir con pedidos que llegan por email, portales de cliente, EDI o teléfono. Cuando no existe una integración común, parte del trabajo administrativo se desplaza a revisar formatos, validar datos y registrar pedidos manualmente.
Trazabilidad repartida entre varios sistemas
La información de recepción, producción, almacén y expedición no siempre está unificada. Cuando una consulta exige reconstruir el recorrido de un lote, la respuesta puede depender de varios sistemas, registros intermedios o validaciones manuales.
Preparación documental de auditorías
Los registros de calidad, limpieza, temperaturas o puntos críticos suelen generarse en distintas herramientas y formatos. Eso hace que una auditoría implique tiempo de búsqueda, revisión y consolidación documental antes de presentar evidencias.
Coordinación operativa entre sedes
Cuando hay varias plantas, obradores o puntos de venta, la planificación y la visibilidad de stock pueden quedar fragmentadas. La coordinación termina dependiendo de consultas cruzadas, hojas compartidas y comunicación manual entre equipos.
Reporting con información dispersa
Producción, ventas, distribución y márgenes suelen vivir en sistemas distintos. Cuando la consolidación se hace aparte, la lectura operativa y la toma de decisiones dependen de ciclos de reporting más lentos de lo deseable.
Documentación de exportación por mercado
Cada envío internacional puede requerir certificados, documentación sanitaria y validaciones distintas según el país. Cuando esta gestión no está estructurada, el proceso comercial y logístico gana complejidad innecesaria.
Integración de pedidos multicanal con ERP
Cuando los pedidos llegan por canales distintos, el problema no suele ser el volumen, sino la falta de un flujo común. Email, EDI, portales de cliente o ficheros adjuntos terminan conviviendo con procesos administrativos paralelos.
Diseñamos integraciones para que esa entrada de pedidos se normalice, se valide y llegue al ERP con mucha menos fricción operativa. El equipo pasa a centrarse en excepciones reales, no en transcripción.
- El pedido se captura desde cualquier canal, email, portal, EDI o teléfono, y se introduce en el ERP con mínima intervención manual
- Antes de confirmar, el sistema puede comprobar stock y capacidad de producción disponible
- La confirmación y el albarán pueden generarse y enviarse al cliente automáticamente
- Si un pedido supera el stock disponible o implica riesgo de rotura, salta una alerta antes de comprometerse
Visibilidad operativa multisede
En organizaciones con varias plantas, obradores o puntos de venta, la coordinación diaria depende de saber qué se produce, qué stock queda y dónde existe capacidad disponible en cada momento.
Conectamos los sistemas de todas las sedes para consolidar esa visibilidad en un único entorno. Así se simplifica la planificación, se reducen duplicidades y se mejora la coordinación entre operaciones, compras y ventas.
- Planificación de producción coordinada entre sedes: quién fabrica qué, para cuándo y con qué materias primas
- Visibilidad en tiempo real del stock de materias primas compartidas entre centros
- Los pedidos pueden asignarse automáticamente a la planta con capacidad disponible
- Panel unificado de producción, ventas y distribución sin depender de consolidaciones manuales continuas
Trazabilidad integrada y soporte documental
La trazabilidad influye en mucho más que una retirada o una auditoría. También condiciona la rapidez con la que calidad, producción y logística pueden acceder a información fiable cuando la operativa lo exige.
Integramos recepción, producción, almacén y expedición para que el recorrido de cada lote y su documentación asociada estén más ordenados, accesibles y preparados para consulta, auditoría o revisión interna.
- Trazabilidad completa de cada lote: de qué proveedor viene, por qué proceso pasó y a qué cliente se envió
- Los registros operativos, temperaturas, puntos críticos y limpiezas, pueden digitalizarse y archivarse automáticamente
- Alerta automática si un lote en cuarentena o en retirada entra en algún proceso
- Documentación preparada para auditorías IFS, BRC o inspecciones de Sanidad, generada automáticamente
Cuadro de mando operativo y reporting automatizado
Producción, ventas, distribución y márgenes suelen vivir en sistemas distintos. Cuando la consolidación se hace aparte, la lectura operativa depende de ciclos de reporting más lentos de lo deseable.
Diseñamos cuadros de mando conectados a fuentes reales de datos para que la información llegue actualizada a quien tiene que decidir. Una sola vista, menos consolidación manual y más capacidad de reacción.
- Diagnóstico previo de procesos: analizamos con datos reales dónde se concentra más carga manual y priorizamos por impacto
- Cuadro de mando operativo con actualización automática: producción, ventas, distribución y márgenes por canal
- Consolidación automática para grupos con varias empresas o mercados internacionales
- Alertas automáticas cuando un indicador se desvía: caída de ventas, bajada de margen o retraso en producción
De la primera reunión a la puesta en marcha en semanas, no meses.
01
Diagnóstico y priorización
Revisamos contigo cómo funciona hoy la operativa, dónde se concentra más carga manual, qué sistemas intervienen y qué tendría más sentido automatizar primero.
02
Diseño y validación
Definimos los flujos, las integraciones, las reglas y el alcance de la solución. Lo validamos contigo antes de construir para avanzar con criterio, tiempos claros y pocas sorpresas.
03
Implementación y arranque
Desarrollamos, probamos con datos reales y ponemos en marcha la solución sin comprometer la operativa. Formamos al equipo para que el uso diario sea natural desde el primer día.
04
Monitorización y mejora continua
Seguimos pendientes de que todo funcione bien: monitorizamos, damos soporte, resolvemos incidencias y proponemos mejoras a partir del uso real para que el proceso siga evolucionando.
Sin compromiso. Una breve conversación para entender tu situación y ver dónde podemos ayudarte.
Trabajamos con toda la cadena agroalimentaria.
Cárnico y charcutería
Trazabilidad de canal completa, integración de registros de cadena de frío, digitalización de documentación veterinaria.
Panadería, bollería y pastas
Coordinación de obradores y puntos de venta, gestión documental de alérgenos, automatización de pedidos de corta vida útil.
Bebidas, vinos y licores
Control de lotes y crianzas, documentación para exportación, gestión fiscal de impuestos especiales.
Frutas, verduras y conservas
Trazabilidad de origen, gestión de caducidades y rotación, documentación de calidad y certificaciones.
Lácteos y derivados
Integración de sistemas de cadena de frío, trazabilidad de lotes y caducidades, documentación para normativa sanitaria.
Ingredientes y alimentación funcional
Trazabilidad de materias primas, gestión del ciclo comercial B2B, cumplimiento normativo en múltiples países.
Soluciones que aplicamos en este sector
Agentes IA Autónomos
Agentes que procesan pedidos multicanal, gestionan incidencias de calidad y automatizan la trazabilidad de lote.
Integración de Sistemas
Conectamos ERP, WMS, TPV, portales de cliente y canales EDI para unificar la operación sin duplicidades.
Asistentes de Conocimiento
Acceso inmediato a fichas técnicas, APPCC, instrucciones de proceso y normativa de seguridad alimentaria.
Si quieres descubrir qué procesos te conviene optimizar, lo analizamos contigo.
Evaluamos tu operativa, identificamos dónde tiene sentido intervenir y te proponemos un punto de partida realista. Todo ello sin compromiso y con el foco puesto en el impacto operativo.