45 días
Tiempo medio de tramitación hipotecaria en la banca española cuando el proceso depende de gestión manual y revisión documental.
Entidades Financieras
y Aseguradoras
Procesos repetitivos, sistemas desconectados y equipos que hacen de puente entre aplicaciones.
Automatizamos la operativa de back-office para que el talento se dedique a analizar, decidir y atender mejor.
En banca y seguros, cada operación atraviesa múltiples sistemas, controles y equipos antes de completarse.
En entidades financieras y aseguradoras, una gran parte de la operativa comienza con documentación que llega por múltiples canales: formularios, PDFs, correos, anexos, justificantes o expedientes que deben revisarse, validarse y trasladarse a varios sistemas internos. La información termina dispersa entre aplicaciones que no comparten bien los datos ni el contexto, lo que obliga a los equipos a organizar y estructurar esa documentación manualmente para poder procesarla.
El resultado es que muchos equipos acaban actuando como middleware humano: copian, pegan, contrastan datos, completan campos y reintroducen la misma información en distintos sistemas. El impacto no es solo de eficiencia; también introduce riesgo operativo: errores en la tramitación, tiempos de respuesta más largos, SLAs tensionados y procesos que dependen demasiado de trabajo manual para superar revisiones y auditorías.
Akaen automatiza los procesos de back-office que más fricción generan: desde la lectura y estructuración de documentación hasta su tramitación entre sistemas internos. Ya contamos con un caso de éxito demostrado en una entidad bancaria del IBEX 35.
75%
De las tareas de KYC y onboarding siguen reglas claras y pueden automatizarse: desde la lectura de documentación hasta las verificaciones y validaciones necesarias para completar el expediente.
30 días
Tiempo habitual para resolver un siniestro cuando gran parte del proceso se gestiona manualmente. Más de la mitad de los pasos administrativos pueden automatizarse.
50%
De las llamadas entrantes de clientes son consultas sobre el estado de procesos que siguen pendientes o bloqueados en flujos manuales.
Seis fricciones que reconocerá cualquier director de operaciones del sector.
La hipoteca pasa por varios sistemas desconectados
Cada fase del proceso hipotecario —scoring, consultas externas, tasación, medios de pago, notaría o cancelación— suele gestionarse en sistemas distintos. Como esos sistemas no comparten bien los datos, el equipo acaba reintroduciendo la misma información una y otra vez. El resultado: analistas dedicando tiempo a tareas operativas mientras la cola de expedientes sigue creciendo.
KYC / AML: la mayoría de las alertas no son riesgo real
Los sistemas de screening AML generan cientos de alertas al día. Entre el 95% y el 99% terminan siendo falsos positivos, pero aun así deben revisarse manualmente antes de descartarse. El resultado es que gran parte del tiempo del equipo de compliance se dedica a validar coincidencias irrelevantes en lugar de investigar riesgos reales.
El cierre de mes se convierte en una crisis recurrente
Las conciliaciones de pagos, tarjetas y cuentas interbancarias suelen procesarse de forma parcialmente manual, combinando datos de varios sistemas y revisiones operativas. El equipo acaba trabajando horas extra para cerrar en 5-8 días, y cualquier incidencia retrasa aún más el proceso. Con automatización, estas conciliaciones pueden ejecutarse de forma estructurada y trazable, reduciendo el cierre a 1-2 días y eliminando gran parte del trabajo manual.
Los peritajes llegan en PDF y se cargan a mano
El perito envía su informe por email. Alguien lo abre, lo revisa y transcribe los datos en distintos sistemas: reservas, pagos o comunicación al cliente. El mismo dato acaba introduciéndose en 4-6 aplicaciones diferentes, con el consiguiente coste en tiempo y riesgo de errores.
La mitad de las bajas en seguros no dependen del cliente
Una parte relevante de las no renovaciones ocurre porque el aviso de renovación no llega correctamente: se envía a una dirección desactualizada, en un formato inadecuado o fuera de plazo. La póliza caduca y el cliente, que en muchos casos no tenía intención de cambiar, se ve obligado a llamar para contratar de nuevo, si es que llega a hacerlo.
Las solicitudes de oficina acaban en tickets manuales
Cuando un cliente pide en oficina un certificado, un duplicado, un cambio de datos o el estado de un expediente, la gestión rara vez se resuelve en un solo sistema. Se abre un ticket, se consulta información en varias aplicaciones y el back-office acaba persiguiendo datos y documentos hasta cerrar la solicitud. El resultado son tiempos de respuesta lentos y demasiada carga administrativa para peticiones repetitivas.
Back-office hipotecario sin fricción operativa
El proceso hipotecario genera cientos de transacciones administrativas diarias: preparación de medios de pago antes de cada firma, emisión de certificados de cancelación, actualización de intereses en sistemas y conciliación financiera. Hoy, buena parte de ese trabajo lo hace el equipo a mano.
Integramos los sistemas que ya utilizas y automatizamos los flujos que más tiempo consumen, operando en dos velocidades: Real-Time para procesos urgentes vinculados a la firma notarial, y Batch Nocturno para cargas masivas y conciliaciones. El equipo deja de ser middleware humano entre sistemas y recupera su capacidad de análisis.
Caso de éxito real
Entidad bancaria del IBEX 35 — +1.500 transacciones diarias automatizadas, 9 FTEs liberados y 390K€ de ahorro anual.
Tramitación de siniestros sin cuellos de botella
Desde el FNOL hasta la liquidación, un siniestro pasa por múltiples equipos, sistemas y handoffs manuales. Cada paso que requiere intervención humana añade días al ciclo y aumenta el riesgo de error. El 65% de esos pasos son reglas fijas que no necesitan criterio humano.
Automatizamos la recepción e ingesta del siniestro, el procesamiento de los informes periciales, la actualización de reservas, la comunicación al asegurado y la tramitación del pago. Los gestores se centran en los casos complejos y en la relación con el cliente, no en introducir datos.
- Ingesta automática de FNOL desde cualquier canal: teléfono, email, app o web
- Procesamiento inteligente de informes periciales (IDP): extracción y volcado automático al sistema de reservas
- Comunicaciones al asegurado automatizadas: acuse de recibo, estado del expediente y resolución sin demoras
- Pago automatizado para siniestros simples: tramitación touchless para los casos de cobertura clara
Reporting operativo en tiempo real
Dirección, operaciones y responsables de servicio necesitan ver qué está pasando con expedientes, siniestros, onboarding, renovaciones o tickets. Hoy, esas métricas suelen estar dispersas entre varios aplicativos, hojas de cálculo y colas operativas, así que cada informe llega tarde y exige consolidación manual.
Conectamos los sistemas implicados y construimos reportes en tiempo real para que puedas seguir volúmenes, tiempos de ciclo, SLAs, bloqueos y carga operativa desde una única vista. El objetivo es dejar de gestionar a ciegas y empezar a detectar cuellos de botella en el momento en que aparecen.
- Dashboards en tiempo real sobre expedientes, siniestros, onboarding, renovaciones o tickets
- Consolidación automática de KPIs desde core, CRM, gestor documental y herramientas de back-office
- Alertas sobre SLAs vencidos, bloqueos, colas y excepciones operativas
- Trazabilidad por proceso, equipo, canal u oficina para localizar dónde se atasca la operativa
KYC, compliance y reporting regulatorio sin crisis permanente
AMLD6, Solvencia II, IDD, DORA, GDPR… Las exigencias regulatorias crecen cada año mientras los equipos de compliance siguen trabajando con procesos diseñados para otro volumen. El resultado: dependencia de personas clave, cierres en crisis y riesgo regulatorio latente.
Automatizamos la recopilación y validación de documentación KYC, el screening de listas de sanciones, la generación de informes regulatorios y el cumplimiento de plazos de respuesta a organismos supervisores. Todo trazable, auditable y sin depender de que alguien esté disponible en el momento crítico.
- IDP para validación documental KYC: extracción e inserción automática en sistemas de onboarding
- Screening AML con configuración inteligente que reduce falsos positivos sin comprometer la cobertura
- Generación automática de QRTs (Solvencia II) y reportes al Banco de España desde fuentes de verdad únicas
- Gestión automatizada de DSARs (GDPR): recopilación, revisión y respuesta dentro del plazo legal de 30 días
De la primera reunión a la puesta en marcha en semanas, no meses.
01
Diagnóstico y priorización
Revisamos contigo cómo funciona hoy la operativa, dónde se concentra más carga manual, qué sistemas intervienen y qué tendría más sentido automatizar primero.
02
Diseño y validación
Definimos los flujos, las integraciones, las reglas y el alcance de la solución. Lo validamos contigo antes de construir para avanzar con criterio, tiempos claros y pocas sorpresas.
03
Implementación y arranque
Desarrollamos, probamos con datos reales y ponemos en marcha la solución sin comprometer la operativa. Formamos al equipo para que el uso diario sea natural desde el primer día.
04
Monitorización y mejora continua
Seguimos pendientes de que todo funcione bien: monitorizamos, damos soporte, resolvemos incidencias y proponemos mejoras a partir del uso real para que el proceso siga evolucionando.
Sin compromiso. Una breve conversación para entender tu situación y ver dónde podemos ayudarte.
De la banca hipotecaria a la gestora de fondos.
Banca hipotecaria
Back-office end-to-end: medios de pago, certificados de cancelación, actualización de intereses y conciliación financiera. Operativa 24/7 sin intervención manual.
Banca retail y empresas
Onboarding automatizado, KYC/AML con IDP, gestión de productos y conciliaciones diarias y mensuales sin cierres en crisis.
Seguros generales (auto, hogar, multirriesgo)
Tramitación de siniestros, procesamiento de peritajes, emisión de pólizas y comunicaciones automatizadas a asegurados y mediadores.
Seguros de vida y salud
Automatización del proceso de suscripción, gestión de renovaciones, reporting actuarial y cumplimiento IDD y Solvencia II.
Corredurías y mediadores
Comparación y emisión multi-compañía, gestión de carteras, comisiones automatizadas y reporting a aseguradoras sin trabajo manual.
Gestoras y fondos
Reconciliación de posiciones, reporting regulatorio CNMV, automatización de suscripciones y reembolsos y comunicación a partícipes.
Soluciones que aplicamos en este sector
Asistentes de Conocimiento
Consultas sobre productos, normativa KYC/AML, condiciones contractuales y procedimientos internos resueltas al instante.
Digitalización de Documentación IDP
Contratos, escrituras, pólizas y documentación de onboarding extraídos, validados y registrados automáticamente.
Agentes IA Autónomos
Agentes que gestionan siniestros, onboarding de clientes, reclamaciones y reporting regulatorio sin intervención manual.
Si quieres descubrir qué procesos te conviene optimizar, lo analizamos contigo.
Evaluamos tu operativa, identificamos dónde tiene sentido intervenir y te proponemos un punto de partida realista. Todo ello sin compromiso y con el foco puesto en el impacto operativo.