Proyecto ejecutado por el equipo de Akaen.
Este caso reúne cuatro proyectos de automatización desplegados sobre el back-office hipotecario de una entidad líder del IBEX 35. El denominador común: una brecha entre el Core Bancario y la plataforma de gestión externa que convertía al equipo de operaciones en "middleware humano", dedicando miles de minutos diarios a tareas repetitivas mientras los SLAs de firma ante notario no esperaban.
La estrategia fue atacar los cuatro cuellos de botella con mayor impacto en paralelo, combinando RPA para la interacción con sistemas legacy e integraciones API donde la arquitectura lo permitía. El resultado: una operativa 24/7 que liberó 9 FTEs y generó un ahorro anual estimado superior a 390K€.
Impacto (Resumen Ejecutivo)
Sobre el cliente
Entidad bancaria del Top 5 español con un back-office hipotecario que genera más de 1.500 transacciones administrativas diarias: preparación de medios de pago, emisión de certificados, actualizaciones de sistemas y conciliaciones financieras. Con un ecosistema tecnológico heterogéneo, el objetivo era claro: velocidad, trazabilidad y cero fricción operativa en estos procesos críticos.
El Desafío: cuatro frentes, un mismo cuello de botella
El Core Bancario no se integraba nativamente con la plataforma de gestión externa. Esta brecha obligaba al equipo a intervenir manualmente en cada operación: preparar medios de pago antes de cada firma notarial, emitir certificados de cancelación, actualizar intereses de madrugada y conciliar cientos de facturas cada tarde. El coste de oportunidad era insostenible: talento senior bloqueado en validaciones administrativas en lugar de gestión de valor.
La Solución: Automatización Híbrida RPA + API (24/7)
Desde AKAEN, desplegamos una estrategia de Automatización Híbrida no intrusiva que opera en dos velocidades estratégicas:
- Real-Time (Diurno): Para procesos urgentes con interacción inmediata y respuesta en minutos.
- Batch Processing (Nocturno): Para cargas masivas y conciliaciones, garantizando el "Zero-Touch" humano.
Los 4 Proyectos en Detalle
Cada proyecto atacó un pilar de fricción específico. Haz clic en cualquiera para ver el detalle completo:
1. Coordinación de Medios de Pago (Firmas)Priorización inteligente para que cheques y OMF estén listos antes de cada firma notarial.
El Problema: Riesgo crítico de acudir a firma sin los cheques u OMF emitidos. La priorización manual de correos urgentes generaba retrasos y esperas en notaría que afectaban directamente al cliente final.
La Transformación: Implementación de priorización inteligente basada en la hora de firma. El sistema ordena automáticamente las operaciones por urgencia y garantiza que los medios de pago estén emitidos con antelación.
2. Cancelaciones y Deuda CeroEjecución robótica end-to-end: validación en Host y emisión automática de certificados.
El Problema: Tarea administrativa intensiva (10 min/operación) que requería validación manual en Host y emisión individual de certificados de cancelación. El volumen diario convertía este proceso en un cuello de botella constante.
La Transformación: Ejecución robótica completa con validación cruzada automática. El robot accede al Host, verifica el estado de la deuda, y emite el certificado sin intervención humana salvo en excepciones.
3. Actualización de Intereses en SistemasBatch nocturno 100% desatendido: datos listos a las 8:00 AM para toda la red de oficinas.
El Problema: Proceso crítico que se ejecutaba de madrugada y dependía de intervención manual. Cualquier fallo retrasaba toda la operativa diaria de la red de oficinas, afectando a la atención al cliente desde primera hora.
La Transformación: Migración a proceso Batch Nocturno totalmente desatendido. El sistema calcula y actualiza los intereses de forma autónoma, con mecanismos de reintentos y alertas en caso de incidencia.
4. Conciliación FinancieraMatching automático de +500 facturas diarias de Notarías y Registros.
El Problema: Punteo manual de facturas de Notarías y Registros con más de 500 operaciones diarias. El proceso consumía toda la franja vespertina del equipo y era propenso a errores de imputación.
La Transformación: Conciliación masiva vespertina mediante algoritmos de coincidencia de importes. El sistema cruza facturas con operaciones registradas y solo escala al equipo humano las excepciones que no encajan.
El Impacto
La implementación conjunta de los cuatro proyectos no solo resolvió la urgencia operativa, sino que transformó la estructura de costes del departamento:
- Capacidad Liberada: ~9 FTEs reasignados a tareas de control y negocio, equivalente a 3.750 minutos diarios de trabajo manual eliminado.
- Eficiencia Económica: Estimación de +390.000€ de ahorro anual en costes operativos directos.
- Escalabilidad: El sistema permite duplicar el volumen de negocio manteniendo los costes operativos planos.
- Mitigación de Riesgos: Reducción drástica de errores humanos en importes financieros críticos.
Resultados operativos
- SLAs reforzados: tiempos críticos bajo control y menor dependencia de tareas manuales.
- Calidad de dato: reducción de errores en validaciones y conciliaciones.
- Continuidad 24/7: operación estable en cargas diurnas y nocturnas.
Conclusión
La eficiencia hipotecaria real no se logra trabajando más rápido, sino trabajando de forma más inteligente. Al integrar sistemas legacy con automatización moderna, hemos convertido un centro de costes en una ventaja competitiva escalable.
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