15 min → 30 s
por pedido en el caso real que enlazamos más abajo, de la lectura manual al registro en SAP
Automatización de pedidos · IA + ERP
Pedidos que entran solos en el ERP. Sin teclear.
Correo, PDF, Excel o portal: cada pedido se lee, se valida contra tus maestros de clientes, artículos y tarifas, y se registra en tu ERP. Tu equipo solo revisa lo que no encaja.
Sin plantillas por cliente: la IA interpreta el formato de cada pedido.
Con tu ERP: SAP, Business Central, Business One, Odoo, Sage, A3 o, si no hay otra vía, por pantalla.
Piloto con pedidos reales operativo en cuatro a seis semanas.
4 canales
email, PDF adjunto, Excel y portal del cliente, cada uno con su formato
3 maestros
clientes, artículos y tarifas: contra ellos se valida cada línea antes de tocar el ERP
Solo excepciones
precio fuera de tarifa, referencia desconocida o cantidad fuera de pacto van a una persona
El pedido ya está escrito. Solo que lo escribió el cliente, y alguien lo vuelve a teclear.
Automatizar la entrada de pedidos significa que un pedido recibido por correo, PDF, Excel o portal se lee, se valida contra los maestros de clientes, artículos y tarifas y se registra en el ERP sin que nadie lo teclee. La persona interviene solo cuando algo no encaja.
Un PDF adjunto, un Excel con las columnas en otro orden, un correo con las líneas en el cuerpo, un portal del cliente donde hay que entrar a mirar. Cada canal y cada cliente tienen su formato, así que la entrada de pedidos acaba siendo trabajo manual: leer, buscar la referencia, comprobar la tarifa, teclear en el ERP y confiar en no equivocarse.
En picos de demanda el pedido espera horas antes de existir en el sistema, y los errores de referencia, cantidad o precio se descubren tarde: en el almacén, en la factura o en la reclamación.
Akaen convierte cualquier pedido entrante en un pedido validado en tu ERP. La IA lee el documento sin plantillas, cada dato se contrasta con tus maestros, y solo lo que no encaja llega a una persona. El original queda vinculado al registro para poder volver siempre al papel.
Cómo funciona
Cómo funciona la automatización de la entrada de pedidos: de la bandeja al ERP, con una excepción que resuelve una persona.
Datos de ejemplo. El pedido trae un precio fuera de tarifa: es lo que lo manda a comercial en vez de entrar solo.
Con tu ERP
Integración con tu ERP: se conecta con el sistema que ya tienes, no lo cambiamos.
La vía de entrada depende de lo que exponga tu ERP, y lo comprobamos en la primera semana, antes de construir nada.
| ERP | Cómo entra el pedido |
|---|---|
| SAP (ECC, S/4HANA) | BAPI, IDoc o API REST. El pedido se crea como si lo hubiera tecleado un usuario, con su log. |
| Microsoft Dynamics 365 Business Central / Navision | API OData o servicios web. La validación de maestros va en la misma llamada. |
| SAP Business One | Service Layer o DI API para crear el documento de venta con sus líneas. |
| Odoo, Sage, A3 y otros ERP de pyme | API cuando existe; si no, carga por fichero o automatización sobre la interfaz. |
| ERP sin API ni importación | RPA: un robot introduce el pedido validado en la pantalla del ERP, con trazabilidad. |
Qué pasa cuando algo no encaja
Las excepciones son el diseño, no el fallo.
Un sistema que solo funciona con pedidos perfectos no sirve. El valor está en qué hace con los que no lo son: detectarlos antes de que toquen el ERP y llevarlos a la persona correcta con la decisión preparada.
Precio fuera de tarifa
El pedido trae 18,40 € y la tarifa vigente dice 17,20 €. Nadie toca el ERP: comercial decide en una cola de revisión si acepta el precio del pedido o aplica la tarifa.
Referencia que no existe
Una referencia antigua, una descripción libre o un código del cliente. Se propone la equivalencia más probable, la confirma una persona y la próxima vez ya está aprendida.
Cantidad fuera de lo pactado
Un múltiplo de caja incorrecto o una cantidad por encima del acuerdo marco se marca antes de crear el pedido, no después de servirlo.
Cliente o dirección de entrega ambigua
Varias delegaciones con el mismo nombre comercial: el sistema pregunta una vez y guarda la regla.
Qué necesita tu empresa
Cuatro cosas, y ninguna es cambiar de sistema.
Una muestra real de 30 a 50 pedidos, con los formatos que más se repiten y los que más duelen.
Maestros de clientes, artículos y tarifas razonablemente limpios, o el compromiso de limpiarlos como parte del piloto.
Una forma de crear pedidos en el ERP: API, importación o, en el peor caso, la pantalla.
Una persona de comercial o administración que resuelva las excepciones durante el piloto.
Cuándo compensa
Y cuándo es mejor no hacerlo.
Compensa cuando
Varios cientos de pedidos al mes que hoy alguien teclea a partir de un PDF, un correo o un Excel.
Formatos distintos por cliente, que hacen inútiles las plantillas fijas.
Picos de demanda en los que el pedido espera horas antes de entrar en el ERP.
Errores de referencia, cantidad o precio que se detectan en el almacén o en la factura.
No compensa cuando
Los pedidos ya llegan por EDI o por un portal integrado con el ERP.
El volumen es bajo y los formatos, homogéneos: una importación bien hecha basta.
Los maestros están tan desactualizados que la validación no tendría contra qué contrastar.
Orden de magnitud
Haz la cuenta con tus números.
133 h
de capacidad liberada al mes
Pedidos × (minutos hoy − minutos después) ÷ 60. Capacidad liberada no es ahorro contable: para el retorno hay que restar implantación, mantenimiento y coste de uso. Eso lo cerramos con tus datos.
Caso real
Pedidos B2B en SAP para un líder alimentario.
Miles de puntos de venta y un volumen crítico de pedidos B2B que llegaban en PDF y correos heterogéneos. Arquitectura event-driven sobre Azure, extracción con IA generativa y validación contra los maestros de SAP antes de la inserción automática.
Proyecto liderado por Víctor Muñoz, hoy socio de Akaen.
15 min → 30 s
tiempo por pedido, de la lectura manual del PDF al registro validado en SAP
5.000+
pedidos al mes (estimación) en una corporación líder de alimentación y bebidas
1.200 h
de capacidad liberada al mes en el equipo de entrada de pedidos
Azure + IA
arquitectura event-driven con extracción generativa y validación contra maestros
Preguntas frecuentes
Lo que preguntan compras, comercial y sistemas.
No. Un OCR convierte la imagen en texto. Aquí la IA entiende el documento: qué es la cabecera, qué son las líneas, qué columna es la cantidad aunque cada cliente la llame distinto. Y después valida cada dato contra tus maestros, que es donde está el valor.
No. La lectura no depende de plantillas fijas; interpreta el formato de cada pedido. Lo que sí se configura una vez son las reglas de negocio: tarifas, múltiplos, acuerdos marco, direcciones de entrega.
Con SAP, Business Central, Business One, Odoo, Sage o A3, sí, por API o importación. Con un ERP sin ninguna vía de entrada, un robot introduce el pedido validado en pantalla. Lo comprobamos en la primera semana del piloto, antes de construir nada.
Un piloto con pedidos reales suele estar operativo en cuatro a seis semanas: dos para conectar el ERP y las reglas, y el resto procesando pedidos en paralelo al equipo hasta que la tasa de excepciones se estabiliza.
Precio fijo cerrado por alcance antes de empezar: número de canales, formatos y sistemas. Sin licencias por página. Si prefieres verlo antes aplicado a tu empresa, pide el primer vistazo gratuito indicando "entrada de pedidos".
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