15 min → 30 s
per comanda en el cas real que enllacem més a baix, de la lectura manual al registre en SAP
Automatització de comandes · IA + ERP
Comandes que entren soles a l’ERP. Sense teclejar.
Correu, PDF, Excel o portal: cada comanda es llegeix, es valida amb les dades mestres de clients, articles i tarifes i es registra al teu ERP. L’equip només revisa el que no encaixa.
Sense plantilles per client: la IA interpreta el format de cada comanda.
Amb el teu ERP: SAP, Business Central, Business One, Odoo, Sage, A3 o, si no hi ha una altra via, per pantalla.
Pilot amb comandes reals operatiu en un termini de quatre a sis setmanes.
4 canals
email, PDF adjunt, Excel i portal del client, cadascun amb el seu format
3 conjunts de dades mestres
clients, articles i tarifes: s’hi valida cada línia abans d’accedir a l’ERP
Només excepcions
preu fora de tarifa, referència desconeguda o quantitat fora de pacte van a una persona
La comanda ja està escrita. El que passa és que l’ha escrita el client i algú la torna a teclejar.
Automatitzar l’entrada de comandes vol dir que una comanda rebuda per correu, PDF, Excel o portal es llegeix, es valida amb les dades mestres de clients, articles i tarifes i es registra a l’ERP sense que ningú la teclegi. Una persona intervé només quan alguna cosa no encaixa.
Un PDF adjunt, un Excel amb les columnes en un altre ordre, un correu amb les línies al cos, un portal del client on cal entrar per consultar-lo. Cada canal i cada client tenen el seu format, de manera que l’entrada de comandes acaba sent una feina manual: llegir, buscar la referència, comprovar la tarifa, teclejar a l’ERP i confiar a no equivocar-se.
En pics de demanda la comanda espera hores abans d'existir en el sistema, i els errors de referència, quantitat o preu es descobreixen tard: en el magatzem, en la factura o en la reclamació.
Akaen converteix qualsevol comanda entrant en una comanda validada en el teu ERP. La IA llegeix el document sense plantilles, cada dada es contrasta amb els teus mestres, i només el que no encaixa arriba a una persona. L'original queda vinculat al registre per a poder tornar sempre al paper.
Com funciona
Com funciona l'automatització de l'entrada de comandes: de la safata d’entrada a l’ERP, amb una excepció que resol una persona.
Dades d’exemple. La comanda inclou un preu fora de tarifa: això fa que s’enviï a comercial en lloc d’entrar automàticament.
Amb el teu ERP
Integració amb el teu ERP: es connecta amb el sistema que ja tens, no el canviem.
La via d'entrada depèn del que exposi el teu ERP, i ho comprovem en la primera setmana, abans de construir res.
| ERP | Com entra la comanda |
|---|---|
| SAP (ECC, S/4HANA) | BAPI, IDoc o API REST. La comanda es crea com si l'hagués teclejat un usuari, amb el seu log. |
| Microsoft Dynamics 365 Business Central / Navision | API OData o serveis web. La validació de mestres va en la mateixa crida. |
| SAP Business One | Service Layer o DI API per a crear el document de venda amb les seves línies. |
| Odoo, Sage, A3 i altres ERP per a pimes | API quan existeix; si no, càrrega per fitxer o automatització sobre la interfície. |
| ERP sense API ni importació | RPA: un robot introdueix la comanda validada en la pantalla de l’ERP, amb traçabilitat. |
Què passa quan alguna cosa no encaixa
Les excepcions formen part del disseny, no són una fallada.
Un sistema que només funciona amb comandes perfectes no serveix. El valor és en què fa amb les que no ho són: detectar-les abans que afectin l’ERP i enviar-les a la persona correcta amb la decisió preparada.
Preu fora de tarifa
La comanda porta 18,40 € i la tarifa vigent diu 17,20 €. Ningú toca l’ERP: comercial decideix en una cua de revisió si accepta el preu de la comanda o aplica la tarifa.
Referència que no existeix
Una referència antiga, una descripció lliure o un codi del client. Es proposa l'equivalència més probable, la confirma una persona i la pròxima vegada ja està apresa.
Quantitat fora de les condicions pactades
Un múltiple de caixa incorrecte o una quantitat superior a l’acord marc es marca abans de crear la comanda, en lloc de fer-ho després de servir-la.
Client o adreça de lliurament ambigus
Diverses delegacions amb el mateix nom comercial: el sistema pregunta una vegada i guarda la regla.
Què necessita la teva empresa
Quatre coses, i cap és canviar de sistema.
Una mostra real de 30 a 50 comandes, amb els formats que més es repeteixen i els que més dolen.
Mestres de clients, articles i tarifes raonablement nets, o el compromís de netejar-los com a part del pilot.
Una manera de crear comandes a l’ERP: API, importació o, en el pitjor cas, la pantalla.
Una persona de comercial o administració que resolgui les excepcions durant el pilot.
Quan surt a compte
I quan és millor no fer-ho.
Surt a compte quan
Diversos centenars de comandes al mes que avui algú tecleja a partir d'un PDF, un correu o un Excel.
Formats diferents per client, que fan inútils les plantilles fixes.
Pics de demanda en els quals la comanda espera hores abans d'entrar a l’ERP.
Errors de referència, quantitat o preu que es detecten en el magatzem o en la factura.
No surt a compte quan
Les comandes ja arriben per EDI o per un portal integrat amb l’ERP.
El volum és baix i els formats, homogenis: una importació ben feta basta.
Els mestres estan tan desactualitzats que la validació no tindria contra què contrastar.
Ordre de magnitud
Fes els càlculs amb els teus números.
133 h
de capacitat alliberada al mes
Comandes × (minuts avui − minuts després) ÷ 60. La capacitat alliberada no és un estalvi comptable: per calcular el retorn cal restar la implantació, el manteniment i el cost d’ús. Ho concretem amb les teves dades.
Cas real
Comandes B2B a SAP per a un líder alimentari.
Milers de punts de venda i un volum crític de comandes B2B que arribaven en PDF i correus heterogenis. Arquitectura event-driven sobre Azure, extracció amb IA generativa i validació contra els mestres de SAP abans de la inserció automàtica.
Projecte liderat per Víctor Muñoz, avui soci d’Akaen.
15 min → 30 s
temps per comanda, de la lectura manual del PDF al registre validat en SAP
5.000+
comandes al mes (estimació) en una corporació líder d'alimentació i begudes
1.200 h
de capacitat alliberada al mes en l'equip d'entrada de comandes
Azure + IA
arquitectura event-driven amb extracció generativa i validació contra mestres
Preguntes freqüents
El que pregunten compres, comercial i sistemes.
No. L’OCR converteix la imatge en text. Aquí la IA entén el document: què és la capçalera, què són les línies i quina columna és la quantitat encara que cada client l’anomeni diferent. Després valida cada dada amb les teves dades mestres, que és on hi ha el valor.
No. La lectura no depèn de plantilles fixes; interpreta el format de cada comanda. El que sí que es configura una vegada són les regles de negoci: tarifes, múltiples, acords marc, adreces de lliurament.
Amb SAP, Business Central, Business One, Odoo, Sage o A3, sí, per API o importació. Amb un ERP sense cap via d'entrada, un robot introdueix la comanda validada en pantalla. Ho comprovem en la primera setmana del pilot, abans de construir res.
Un pilot amb comandes reals sol estar operatiu en un termini de quatre a sis setmanes: dues per connectar l’ERP i les regles, i la resta per processar comandes en paral·lel amb l’equip fins que la taxa d’excepcions s’estabilitza.
Preu fix tancat per abast abans de començar: nombre de canals, formats i sistemes. Sense llicències per pàgina. Si prefereixes veure-ho abans aplicat a la teva empresa, demana el primer cop d'ull gratuït indicant "entrada de comandes".
Veure com seria en la meva empresa
Demana el primer cop d’ull indicant «entrada de comandes» i el veuràs aplicat al teu sector.
En menys de 72 hores, amb els teus documents i el teu ERP com a protagonistes. Gratis i sense compromís.