Projecte liderat per Bruno Jiménez, avui soci d’Akaen.
En l'e-commerce multicategoria, gestionar centenars de proveïdors amb formats diferents és un malson operatiu. Aquest cas descriu com es va automatitzar el processament de confirmacions de comanda en un dels marketplaces més grans d'Europa Central, eliminant el coll d'ampolla manual i aconseguint un 70% de processament sense intervenció humana.
Resum executiu
Sobre el client
Marketplace multicategoria líder a Europa Central, amb més d'un milió de referències actives i una xarxa de centenars de proveïdors distribuïts per tot el continent. La seva operació diària depèn de processar confirmacions de comanda amb precisió i velocitat per a mantenir els compromisos de lliurament al client final.
El Desafiament: escala massiva i diversitat extrema de formats
El volum era alt —una mitjana de 150 confirmacions de comandes al dia—, però el veritable problema era l’heterogeneïtat. Cada proveïdor enviava les confirmacions en formats diferents: PDF natius amb taules complexes, documents escanejats, disposicions verticals i horitzontals, i idiomes diversos (alemany, anglès, francès i italià). Aquests documents arribaven a més de 10 bústies departamentals sense un estàndard unificat.
Abordar això amb OCR tradicional basat en plantilles era inviable: hauria requerit mantenir centenars de màscares de lectura, una per cada proveïdor nou o actualitzat. L'equip dedicava unes 12,5 hores diàries a gestió manual, un cost insostenible en el mercat laboral alemany.
La Solució: IA adaptativa + RPA sobre SAP
Es va dissenyar un flux que actua com a capa d'abstracció intel·ligent sobre SAP. El nucli de la solució no llegeix coordenades en un document, sinó que comprèn el seu contingut semànticament, independentment de si el proveïdor A posa la data a dalt a la dreta i el proveïdor B la posa al peu de pàgina.
Processos Automatitzats (4 fases clau)
Confirmacions disperses en més de 10 bústies, barrejades amb spam.
Un bot supervisa totes les bústies, descarrega els adjunts i filtra el soroll automàticament.
Centenars de formats impossibles de cobrir amb OCR basat en plantilles.
IA generativa que extreu capçaleres i taules, normalitza unitats, divises i dates sense importar layout ni idioma.
Verificació manual de cada confirmació contra l'ordre original en SAP.
Robot que localitza l'ordre en SAP i compara automàticament cada línia: quantitat, preu i data.
Discrepàncies que requerien cerca manual per a entendre què havia canviat.
Si tot quadra, confirma a SAP. Si no, genera una alerta amb l’anàlisi preparada (p. ex.: «Proveïdor: 12 €/unitat, SAP: 10 €/unitat»).
Comparativa operativa
- • Revisió manual de cada confirmació.
- • ~12,5 hores diàries en gestió repetitiva.
- • OCR per plantilles inviable (+100 formats).
- • Errors de transcripció freqüents.
- • IA semàntica que comprèn qualsevol format.
- • 70% de confirmacions processades sense intervenció humana.
- • Contrast automàtic línia per línia a SAP.
- • Equip centrat només en les excepcions.
L'Impacte
El context geogràfic amplifica el ROI: amb costos laborals administratius elevats a Alemanya, alliberar l’equip de tasques repetitives té un impacte financer immediat:
- Capacitat alliberada: més d’1,3 llocs equivalents a temps complet retornats al negoci (~2.200 hores anuals).
- Eficiència econòmica: més de 100.000 € d’estalvi anual estimat en costos operatius directes.
- Qualitat de dada: eliminació d'errors de transcripció manual en preus, quantitats i dates.
- Escalabilitat: nous proveïdors s'integren sense crear plantilles addicionals.
Resultats operatius
- Touchless Processing: 70% de confirmacions processades sense intervenció humana.
- Resolució accelerada: el 30% restant arriba a l'equip amb la discrepància ja analitzada.
- Multilingüe de sèrie: el sistema processa documents en alemany, anglès, francès i italià sense configuració addicional.
Conclusió
"Quan la diversitat de proveïdors és la norma i no l'excepció, l'automatització basada en plantilles no escala. La IA semàntica converteix l'heterogeneïtat en un avantatge operatiu."
Vols automatitzar la gestió de proveïdors en la teva operació? .