2–3 hores
De dedicació per processar i confirmar una comanda rebuda per correu electrònic o en PDF quan el procés és manual i requereix introduir les dades en diferents sistemes.
Indústria
Manufacturera
Clients B2B exigents, sistemes desconnectats i equips desbordats per la gestió.
Automatitzem i optimitzem els processos que frenen la teva operativa.
El repte no és només produir, sinó coordinar tot el que ocorre al voltant del producte.
En la indústria manufacturera, la ineficiència rares vegades apareix a la línia de producció. Sol sorgir en els fluxos que envolten l’operativa: la comanda que arriba per correu electrònic i requereix introduir-la manualment a l’ERP, la documentació tècnica que cal localitzar per a cada sol·licitud d’un client, o la reclamació que es gestiona per cadenes de correu sense un responsable ni un termini definit.
Com a conseqüència, l'equip comercial perd hores en seguiment, el departament de qualitat assumeix peticions documentals que no hauria de gestionar manualment, i l'equip de compres dedica més temps a coordinar-se amb proveïdors que a optimitzar la cadena.
Akaen automatitza els processos transversals de la indústria manufacturera: des de la captura de la comanda fins a la seva expedició, passant per la qualitat, les compres i el servei postvenda.
68%
De les reclamacions tenen el seu origen en un error d'especificació o documentació en el moment de la comanda.
4–6d
De temps mitjà de resposta a una reclamació quan no existeix un flux de qualitat automatitzat ni un responsable assignat.
35%
Del temps de l'equip de compres es dedica al seguiment manual d'ordres a proveïdor en lloc d'optimitzar la cadena.
Sis patrons operatius freqüents en la indústria manufacturera.
Entrada de comandes sense integració amb l’ERP
En la indústria manufacturera, és habitual conviure amb comandes que arriben per email, PDF o portal sense una connexió directa amb el sistema de gestió. La transcripció manual de cada comanda afegeix temps, risc d'error i càrrega administrativa que no aporta valor al procés.
Documentació de producte dispersa i difícil de localitzar
Quan un client sol·licita especificacions, fitxes tècniques o declaracions de conformitat d'un producte, l'equip ha de buscar-les entre servidors, correus o diferents departaments. Sense un repositori estructurat, trobar la versió correcta porta temps, les respostes es retarden i l'experiència del client es ressent.
Reclamacions sense flux estructurat ni traçabilitat
Una reclamació entra per correu, es reenvia internament i se’n pot perdre el seguiment a la safata d’algú. No sempre hi ha registre del cost de la incidència ni visibilitat de quantes vegades s’ha repetit el problema, cosa que dificulta la millora contínua del procés.
Seguiment de compres per canals informals
Per a conèixer l'estat d'una ordre de compra, algú ha de telefonar al proveïdor o enviar un email de consulta. Les discrepàncies entre l'ordre de compra, l'albarà i la factura es resolen manualment, amb el risc d'errors comptables i pèrdua de temps en la conciliació.
Historial d’intervencions sense centralitzar
Quan el servei postvenda no té un sistema centralitzat, el tècnic arriba a cada intervenció depenent del seu coneixement previ o del que recordi el comercial de compte. El client percep descoordinació i l'equip no pot aprendre d'incidències anteriors.
Falta de visibilitat sobre el cicle complet de la comanda
L’oferta, l’ordre de producció i l’expedició se solen gestionar en sistemes o fulls de càlcul diferents. Sense un flux connectat, resulta difícil detectar discrepàncies de marge, duplicitats o retards en temps real abans que afectin el client.
Gestió de comandes i Quote-to-Order automatitzats
Quan les comandes arriben per email, PDF o portal sense una integració directa amb l’ERP, l'equip comercial assumeix una càrrega administrativa significativa. Cada transcripció manual és un vector d'error i una fricció operativa que alenteix la confirmació al client.
Dissenyem fluxos perquè les comandes entrants es normalitzin, es validin i es registrin a l’ERP amb molta menys intervenció manual. L’equip passa a gestionar excepcions reals, en lloc de transcriure dades entre sistemes.
- Captura de comandes des d'email, PDF, portal o EDI amb validació automàtica d'especificacions
- Comprovació de preus i condicions contra l’ERP abans de confirmar al client
- Generació automàtica d'oferta en PDF i conversió en ordre de producció
- Integració amb SAP, Navision, Sage i altres ERP habituals del sector
Qualitat, certificats i reclamacions sense fricció
Quan la documentació de producte i qualitat està dispersa entre carpetes, correus i diferents sistemes, respondre a una sol·licitud de client implica buscar informació, coordinar departaments i revisar versions de documents.
Centralitzem la documentació de producte i qualitat per referència, i automatitzem la gestió de reclamacions perquè cada incidència tingui responsable, termini i traçabilitat des del primer moment.
- Certificats de qualitat, fitxes tècniques i documentació vinculats a cada referència de producte
- Enviament automàtic de documentació al client en el moment de l'expedició
- Flux de gestió de no conformitats amb responsable, termini i accions correctives
- Panell de seguiment de reclamacions amb estat, temps de resolució i tendències per client
Service desk i gestió de postvenda
Quan el servei postvenda no disposa d’un sistema centralitzat, el tècnic afronta cada intervenció amb allò que recorda o amb la informació que pot recopilar per telèfon abans de sortir.
Implementem un service desk que centralitza l’historial de cada client: equips instal·lats, intervencions prèvies, contractes vigents i peces substituïdes. L’equip tècnic accedeix a aquest context abans de cada visita o trucada, sense dependre de ningú més.
- Portal de client per a obrir, consultar i fer seguiment de tiquets de suport
- Classificació automàtica i assignació al tècnic o departament correcte
- Historial complet d'equips, contractes i intervencions per client
- SLA configurables amb alertes automàtiques d’escalat i venciment
Compres automatitzades
Quan les comandes de compra es gestionen per correu i el seguiment depèn de trucades al proveïdor, l’equip de compres inverteix temps en coordinació en lloc d’optimitzar la cadena de subministrament.
Automatitzem la generació i el seguiment d'ordres de compra perquè el procés sigui traçable, la conciliació amb l'albarà i la factura sigui automàtica, i les desviacions es detectin abans que afectin l'operativa.
- Generació automàtica d'ordres de compra des del MRP, estoc mínim o planificació de demanda
- Enviament al proveïdor i traçabilitat completa de confirmació de recepció
- Matching automàtic entre ordre de compra, albarà i factura del proveïdor
- Alertes de desviació de termini, preu i qualitat de lliurament per proveïdor
També et pot interessar
Auditoria de processos
Decidir què automatitzar, en quin ordre i amb quin retorn. Comença gratis amb un primer cop d’ull en 72 hores.
Exemple: ACME Industrial
Què podria automatitzar una empresa industrial, departament a departament. El primer cop d'ull d'exemple.
Automatització de comandes
Comandes per correu, PDF o portal que entren soles a l’ERP. El teu equip revisa les excepcions.
De la primera reunió a la posada en marxa en setmanes, no mesos.
01
Diagnòstic i priorització
Revisem amb tu com funciona avui l'operativa, on es concentra més càrrega manual, quins sistemes intervenen i què tindria més sentit automatitzar primer.
02
Disseny i validació
Definim els fluxos, les integracions, les regles i l'abast de la solució. Ho validem amb tu abans de construir per a avançar amb criteri, temps clars i poques sorpreses.
03
Implementació i arrencada
Desenvolupem, provem amb dades reals i posem en marxa la solució sense comprometre l’operativa. Formem l’equip perquè l’ús diari sigui natural des del primer dia.
04
Monitoratge i millora contínua
Seguim pendents que tot funcioni bé: monitorem, donem suport, resolem incidències i proposem millores a partir de l'ús real perquè el procés continuï evolucionant.
Sense compromís. Una breu conversa per a entendre la teva situació i veure on podem ajudar-te.
Treballem amb fabricants industrials on coordinar l'operativa és gairebé tan complex com produir.
Solem encaixar especialment en empreses amb producte configurable, fabricació sota comanda, compres tècniques, subcontractació, instal·lació o postvenda. Quan comercial, oficina tècnica, producció, compres i servei depenen de massa correus, fulls de càlcul i traspassos manuals, és on més valor aportem.
Fabricants de maquinària i béns d’equip
Solen tenir ofertes tècniques complexes, handoff delicat entre comercial, oficina tècnica i producció, i projectes d'instal·lació o posada en marxa difícils de seguir de punta a punta.
Transformació metàl·lica i mecanitzat
Quan cada comanda depèn de plànols, toleràncies, prioritats canviants i treball subcontractat, és fàcil que apareguin retards, feines que cal refer i poca visibilitat de l’estat real de cada ordre.
Fabricació sota comanda o enginyeria a mida
Són entorns on cada projecte arrossega documentació pròpia, aprovacions internes i molts canvis sobre la marxa. Aquí sol haver-hi molt de marge per a ordenar fluxos i automatitzar tasques de coordinació.
Empreses amb instal·lació, SAT o postvenda
Quan les intervencions, incidències, garanties i recanvis es gestionen entre correus, trucades i fulls de càlcul, costa respondre ràpid i mantenir un historial clar de cada client o equip.
Fabricants amb compres tècniques i xarxa de proveïdors
Si el seguiment de comandes, confirmacions, albarans i incidències de subministrament queda fora de l’ERP, compres i operacions acaben treballant amb massa fricció i poca capacitat d’anticipació.
Grups industrials amb diverses plantes o delegacions
Consolidar dades, estandarditzar processos i saber què està passant en temps real es torna molt més difícil quan cada centre treballa amb els seus propis criteris i eines.
Solucions que apliquem en aquest sector
Agents d’IA Autònoms
Agents que gestionen ordres de treball, no-conformitats, compres i manteniment predictiu sense intervenció manual.
Integració de Sistemes
Connectem ERP, MES, SCADA, WMS i sistemes de qualitat per trencar els compartiments d’informació i compartir dades en temps real.
Digitalització de Documentació IDP
Albarans, ordres de compra, certificats de qualitat i parts de treball capturats i registrats automàticament.
Si vols descobrir quins processos et convé optimitzar, ho analitzem amb tu.
Avaluem la teva operativa, identifiquem on té sentit intervenir i et proposem un punt de partida realista. Tot això sense compromís i amb el focus posat en l'impacte operatiu.