Projecte executat per l'equip d’Akaen.
A Akaen vam detectar una fricció operativa molt concreta dins del nostre procés comercial: preparar bé cada lead abans del primer contacte i sostenir després un seguiment disciplinat. Investigar l'empresa, localitzar interlocutors útils, entendre el context del compte i traduir-lo en casos d'ús rellevants consumia temps i generava massa dependència de treball manual.
El problema no era només la càrrega operativa. També afectava la qualitat del pipeline. Part del context comercial vivia en notes, enllaços o memòria individual; el moviment entre fases no sempre reflectia l'estat real del lead; i el seguiment depenia en excés de revisions manuals o recordatoris ad hoc.
Resum executiu
Sobre Akaen
Akaen dissenya automatitzacions, integracions i solucions amb IA per a operacions empresarials. El nostre procés comercial és consultiu: requereix entendre ràpidament cada compte, formular hipòtesis de valor realistes i fer un seguiment disciplinat. Per això tenia sentit aplicar internament la mateixa lògica que oferim als clients: menys càrrega operativa i més context útil per actuar.
El Desafiament: massa preparació manual i seguiment poc escalable
Cada lead nou requeria construir una imatge útil de l’empresa abans de poder prioritzar-lo bé. Calia entendre el sector, la mida, l’operativa, el possible entorn tecnològic, els contactes clau i els casos d’ús en què Akaen podia aportar valor. Sense una capa automatitzada, gran part d’aquesta feina es reconstruïa compte a compte.
Després apareixia el segon coll d’ampolla: el seguiment. Un cop iniciada la conversa, calia mantenir al dia les fases, les properes accions, les oportunitats obertes i les alertes pendents. Si això depèn massa de l’actualització manual, el CRM corre el risc de convertir-se en un historial imperfecte en lloc d’una eina d’execució comercial.
La Solució: un CRM propi pensat per a investigar, prioritzar i moure l'acció comercial
En lloc d’utilitzar un CRM com a simple repositori, Akaen va construir un sistema propi orientat a l’operativa. Cada lead entra en un flux que enriqueix el compte automàticament: genera context empresarial, identifica contactes rellevants i proposa casos d’ús adaptats al sector i la mida, deixant preparada una base comercial molt més sòlida abans del primer contacte.
Sobre aquesta capa es va automatitzar també el cicle de vida comercial. El CRM mou leads entre fases segons esdeveniments, actualitza el pipeline d'oportunitats, llança alertes de seguiment i ofereix vistes operatives per comercial o equip. L'objectiu no era registrar activitat a posteriori, sinó fer visible la següent millor acció en cada compte.
Processos Automatitzats (5 fluxos clau)
1. Recerca automatitzada de comptes
El Problema: analitzar una empresa nova exigia consultar diverses fonts i reconstruir a mà el context bàsic abans de valorar si hi havia encaix.
La Transformació: el CRM genera automàticament una fitxa enriquida amb informació rellevant del compte i senyals útils per a priorització comercial.
2. Identificació de contactes clau
El Problema: Localitzar interlocutors rellevants i decidir a qui contactar primer requeria temps i no sempre seguia un criteri homogeni.
La Transformació: el sistema detecta i organitza els principals contactes associats a cada compte perquè el comercial comenci amb una base més útil des del minut un.
3. Casos d’ús generats amb IA segons el sector i la mida
El Problema: traduir quines solucions d’Akaen encaixen en una empresa concreta depenia molt de preparació manual i experiència individual.
La Transformació: El CRM proposa hipòtesis de valor i casos d’ús específics per a cada compte segons el sector, la mida i el context operatiu, facilitant missatges de contacte molt més rellevants.
4. Automatització del cicle de vida del lead i l'oportunitat
El Problema: moure fases manualment i mantenir el pipeline actualitzat afegia treball administratiu i degradava la qualitat real del funnel.
La Transformació: les fases del lead i de l'oportunitat s'actualitzen automàticament en funció d'esdeveniments, respostes i regles definides en l'operativa comercial.
5. Alertes i vistes operatives per comercial i grup
El Problema: el seguiment diari depenia massa de memòria, revisions manuals del pipeline o disciplina individual.
La Transformació: el sistema genera alertes de seguiment i vistes per comercial, equip o estat del funnel perquè l'acció pendent estigui sempre visible i prioritzada.
Comparativa operativa
- • Recerca de comptes construïda manualment des de diverses fonts.
- • Context comercial repartit entre notes, enllaços i coneixement tàcit.
- • Seguiment dependent de disciplina individual i revisió periòdica.
- • Pipeline amb el risc de perdre fidelitat respecte a l'estat real.
- • Cada lead entra ja enriquit amb context accionable.
- • Contactes i casos d'ús queden estructurats dins del CRM.
- • Les fases avancen amb esdeveniments i regles, no sols amb actualització manual.
- • El seguiment pendent es torna visible, compartit i fàcil de prioritzar.
L'Impacte
El valor del sistema no està només a estalviar tasques puntuals, sinó a elevar la qualitat operativa del procés comercial complet. L'equip treballa sobre comptes millor preparats, el seguiment deixa de quedar enterrat i el pipeline recupera el seu valor com a eina d'execució, no sols de reporting.
- Menys treball previ per compte: part de la recerca ja no s’ha de reconstruir des de zero.
- Més homogeneïtat comercial: els comptes s'analitzen amb un nivell de context més consistent.
- Seguiment més sòlid: les accions pendents s'activen i es veuen abans de quedar enrere.
- Millor qualitat del pipeline: les fases reflecteixen millor l'estat real de cada oportunitat.
Resultats operatius
- Preparació comercial més ràpida: el compte arriba al comercial amb més context des de l'inici.
- Missatges millor orientats: el contacte parteix d’hipòtesis i casos d’ús més concrets.
- CRM més útil per a operar: deixa de ser un històric parcial i passa a ser una eina viva.
- Escalabilitat interna: el creixement del volum comercial no afegeix la mateixa càrrega manual.
Conclusió
«Un CRM no s’hauria de limitar a guardar el que ja ha fet l’equip comercial. Hauria de preparar la propera millor acció amb el context adequat.»
Vols aplicar aquesta lògica a la teva pròpia operativa comercial, de servei o back-office? .