Projecte liderat per Víctor Muñoz, avui soci d’Akaen.
Una consultora global d'arquitectura rebia CV de manera contínua i acumulava un històric valuós de candidats, però l'explotació real d'aquesta base documental era limitada. L'equip de RH continuava depenent de cerques manuals, lectura individual de currículums i coneixement tàcit de qui recordava haver vist un perfil semblant mesos enrere.
Resum executiu
Sobre el client
Consultora multinacional del sector d'arquitectura amb processos recurrents de captació i avaluació de perfils tècnics i especialitzats. La seva necessitat no era només emmagatzemar CV, sinó poder reutilitzar aquest coneixement amb agilitat quan apareixia una nova vacant.
El Desafiament: històric valuós, però poc explotable
El gran problema no era rebre currículums, sinó convertir-los en una base de talent realment consultable. Cada CV contenia informació útil sobre estudis, idiomes, llocs anteriors, tecnologies, anys d'experiència, localització, disponibilitat i permisos de treball, però aquesta informació vivia atrapada dins de documents no estructurats.
El resultat era un cost operatiu clar per a RH: lectura manual inicial de molts documents, dificultat per recuperar candidats anteriors i més temps per elaborar una llista de preselecció útil.
La Solució: CV digitalitzats i consultables des de Teams
Es va dissenyar un flux que transforma cada CV dipositat en SharePoint en dades estructurades llestes per a buscar i filtrar. A partir del text extret del document, un model LLM generava una sortida JSON amb metadades de reclutament rellevants, que després alimentaven tant la base de dades del client com un índex vectorial per a cerca semàntica.
Sobre aquesta capa es va desplegar un assistent en Microsoft Teams perquè RH pogués consultar en llenguatge natural quins perfils complien certs criteris i rebre una selecció inicial amb resum i enllaç directe al CV original en SharePoint.
Arquitecte amb 9 anys d’experiència en estudis internacionals. Especialitzat en BIM, coordinació de projectes a gran escala i lideratge d’equips. Permís de treball ES · UE · UK.
He trobat 3 perfils que encaixen:
BIM Manager · 9 anys · Anglès C1 · 1 mes de preavís
Veure el CV al SharePointArquitecta BIM · 6 anys · Anglès B2 · 2 setmanes de preavís
Veure el CV al SharePointBIM Coordinator · 7 anys · Anglès C1 · Immediata
Veure el CV al SharePointProcessos Automatitzats (4 fluxos clau)
1. Ingesta centralitzada de CV en SharePoint
El Problema: els currículums estaven desats, però no preparats per a la cerca avançada ni per reutilitzar-los de manera eficient.
La Transformació: cada nou currículum incorporat a la carpeta corporativa es convertia en una entrada processable dins del flux de digitalització.
2. Extracció estructurada amb IA
El Problema: les dades clau per a la selecció estaven enterrades en formats diferents i requerien lectura humana document per document.
La Transformació: El text del CV es processava amb un LLM per retornar un JSON estructurat amb camps com ara estudis, idiomes, tecnologies, anys d’experiència, llocs de treball anteriors, ubicació, disponibilitat i permisos de treball.
3. Doble persistència per a explotació operativa
El Problema: no n’hi havia prou de desar el document; calia poder-lo filtrar i recuperar de manera intel·ligent.
La Transformació: les dades estructurades es guardaven en la base de dades del client i el contingut s'indexava semànticament en Azure AI Search amb metadades llestes per a aplicar filtres.
4. Cerca conversacional des de Teams
El Problema: l'equip de RH necessitava accedir al coneixement sense canviar d'eina ni aprendre consultes complexes.
La Transformació: un assistent en Teams permetia demanar en llenguatge natural perfils amb combinacions concretes de filtres i retornava candidats rellevants, un resum executiu de cadascun i enllaç al CV en SharePoint per a revisió final.
Comparativa operativa
- • Lectura manual inicial de múltiples CV.
- • Difícil reutilització de l'històric de candidats.
- • Llistes de preselecció més lentes i dependents del coneixement de la persona responsable de selecció.
- • Informació útil tancada dins del PDF o Word original.
- • Extracció automàtica de metadades clau per a selecció.
- • Cerca semàntica i filtrada des de Teams.
- • Primer filtratge sense revisar manualment tots els currículums.
- • Accés immediat al document original només quan el perfil ja encaixa.
L'Impacte
Encara que no es van conservar mètriques operatives finals després del desplegament, l'impacte del disseny era clar en els punts crítics del procés de selecció: menys lectura manual a l'inici, major capacitat de rescatar talent històric i menor temps per a arribar a una preselecció raonable.
- Preselecció accelerada: RH passava de buscar documents a buscar perfils ja filtrats.
- Reutilització de l'històric: candidats antics tornaven a ser visibles quan apareixia una necessitat similar.
- Menys cribratge manual inicial: part del filtratge es feia abans d’obrir cada currículum.
- Millor experiència interna: la consulta es feia des de Teams, sense exigir noves eines a l'equip.
Resultats operatius
- Cerca més rica: combinació de criteris com ara idiomes, tecnologies, mobilitat, estudis o permisos de treball en una sola consulta.
- Resposta accionable: l'assistent retornava candidats, resum i accés directe al CV per a validació humana final.
- Procés més escalable: el creixement del repositori no augmentava linealment la càrrega manual de l'equip.
Conclusió
"Digitalitzar CV no és arxivar-los millor. És convertir un repositori documental en una base de talent consultable i reutilitzable."
Vols aplicar aquest enfocament a documentació de RH o reclutament? .