Projecte executat per l'equip d’Akaen.
Aquest cas reuneix quatre projectes d'automatització desplegats al back-office hipotecari d’una entitat líder de l’IBEX 35. El denominador comú: una bretxa entre el sistema bancari central i la plataforma de gestió externa que convertia l’equip d’operacions en «middleware humà», dedicant milers de minuts diaris a tasques repetitives mentre els SLA de signatura davant notari no esperaven.
L’estratègia va ser abordar en paral·lel els quatre colls d’ampolla de més impacte, combinant RPA per interactuar amb sistemes antics i integracions API quan l’arquitectura ho permetia. El resultat: una operativa 24/7 que va alliberar una capacitat equivalent a 9 llocs a temps complet i va generar un estalvi anual estimat superior a 390.000 €.
Resum executiu
Sobre el client
Entitat bancària del Top 5 espanyol amb un back-office hipotecari que genera més de 1.500 transaccions administratives diàries: preparació de mitjans de pagament, emissió de certificats, actualitzacions de sistemes i conciliacions financeres. Amb un ecosistema tecnològic heterogeni, l'objectiu era clar: velocitat, traçabilitat i zero fricció operativa en aquests processos crítics.
El Desafiament: quatre fronts, un mateix coll d'ampolla
El sistema bancari central no s’integrava de manera nativa amb la plataforma de gestió externa. Això obligava l’equip a intervenir manualment en cada operació: preparar mitjans de pagament abans de les signatures notarials, emetre certificats de cancel·lació, actualitzar interessos de matinada i conciliar centenars de factures cada tarda. El cost d’oportunitat era insostenible: talent sènior dedicat a validacions administratives en lloc de gestió de valor.
La Solució: Automatització Híbrida RPA + API (24/7)
Des d’AKAEN vam desplegar una estratègia d’automatització híbrida no intrusiva que funciona a dues velocitats:
- Temps real (diürn): Per a processos urgents amb interacció immediata i resposta en minuts.
- Processament nocturn per lots: Per a càrregues massives i conciliacions, garantint el "Zero-Touch" humà.
Els 4 Projectes detalladament
Cada projecte va atacar un pilar de fricció específic. Fes clic en qualsevol per a veure el detall complet:
1. Coordinació de Mitjans de pagament (Signatures)Priorització intel·ligent perquè xecs i OMF estiguin llestos abans de cada signatura notarial.
El Problema: Risc crític d'acudir a signatura sense els xecs o OMF emesos. La priorització manual de correus urgents generava retards i esperes en notaria que afectaven directament el client final.
La Transformació: Implementació de priorització intel·ligent basada en l'hora de signatura. El sistema ordena automàticament les operacions per urgència i garanteix que els mitjans de pagament estiguin emesos amb antelació.
2. Cancel·lacions i Deute ZeroExecució robòtica end-to-end: validació en Host i emissió automàtica de certificats.
El Problema: Tasca administrativa intensiva (10 min/operació) que requeria validació manual en Host i emissió individual de certificats de cancel·lació. El volum diari convertia aquest procés en un coll d'ampolla constant.
La Transformació: Execució robòtica completa amb validació creuada automàtica. El robot accedeix al sistema central, verifica l’estat del deute i emet el certificat sense intervenció humana, llevat de les excepcions.
3. Actualització d'Interessos en SistemesProcessament nocturn per lots 100% desatès: dades llestes a les 8:00 h per a tota la xarxa d’oficines.
El Problema: Procés crític que s'executava de matinada i depenia d'intervenció manual. Qualsevol fallada retardava tota l'operativa diària de la xarxa d'oficines, afectant l'atenció al client des de primera hora.
La Transformació: Migració a un procés nocturn per lots completament desatès. El sistema calcula i actualitza els interessos de manera autònoma, amb reintents i alertes en cas d’incidència.
4. Conciliació FinanceraConciliació automàtica de més de 500 factures diàries de notaries i registres.
El Problema: Comprovació manual de factures de notaries i registres amb més de 500 operacions diàries. El procés ocupava tota la tarda de l’equip i era propens a errors d’imputació.
La Transformació: Conciliació massiva vespertina mitjançant algorismes de coincidència d'imports. El sistema creua factures amb operacions registrades i només escala a l'equip humà les excepcions que no encaixen.
L'Impacte
La implementació conjunta dels quatre projectes no sols va resoldre la urgència operativa, sinó que va transformar l'estructura de costos del departament:
- Capacitat Alliberada: ~9 llocs equivalents a temps complet reassignats a tasques de control i negoci, equivalents a 3.750 minuts diaris de treball manual eliminat.
- Eficiència Econòmica: Estimació de més de 390.000 € d’estalvi anual en costos operatius directes.
- Escalabilitat: El sistema permet duplicar el volum de negoci mantenint els costos operatius estables.
- Mitigació de Riscos: Reducció dràstica d'errors humans en imports financers crítics.
Resultats operatius
- SLA reforçats: terminis crítics sota control i menys dependència de tasques manuals.
- Qualitat de dada: reducció d'errors en validacions i conciliacions.
- Continuïtat 24/7: operació estable en càrregues diürnes i nocturnes.
Conclusió
L'eficiència hipotecària real no s'aconsegueix treballant més ràpid, sinó treballant de forma més intel·ligent. En integrar sistemes legacy amb automatització moderna, hem convertit un centre de costos en un avantatge competitiu escalable.
Llest per a escalar la teva operativa?