Guia editorial de l'equip Akaen. El cas citat va ser liderat per Víctor Muñoz, avui soci d’Akaen.
Un client envia una comanda en PDF per correu. Algú l’obre, busca les referències a l’ERP, comprova la tarifa, tecleja les línies i la confirma. Multiplica-ho per centenars de comandes al mes i tens un dels processos que més s’automatitzen en empreses industrials i de distribució. La qüestió és com.
Hi ha tres enfocaments. Els tres funcionen en la demo. Es diferencien en el que passa el dia que un client canvia el format de la seva comanda, i en qui manté el sistema quan la cartera creix.
El problema no és llegir el PDF, és validar-lo
Llegir el text d'un PDF és el fàcil. El que consumeix el temps de l'equip és això de després: saber que "REF 42" és la referència REF-042, que la quantitat ve en caixes i no en unitats, que el preu de la comanda no coincideix amb la tarifa vigent i que l'adreça de lliurament és la delegació de Girona i no la central. Qualsevol solució que no validi contra els teus mestres només trasllada el treball: en comptes de teclejar, algú corregeix.
Per això la comparació no s’ha de fer sobre l’extracció, en què els tres enfocaments s’acaben assemblant, sinó sobre tres preguntes: què passa amb un format nou, qui manté el sistema quan hi entren vint clients més i on van a parar les excepcions.
Opció 1: OCR amb plantilles
Es defineix una plantilla per format de comanda: on és el número, on comencen les línies i quina columna és la quantitat. L’OCR extreu el text i un motor de regles el relaciona amb els camps de l’ERP.
Quan encaixa
- Pocs clients amb formats estables, per exemple cinc grans comptes que envien sempre el mateix document generat pel seu sistema.
- Quan cal arrencar amb el pressupost mínim i s'accepta que algú mantingui les plantilles.
On es trenca
- Cada vegada que un client canvia la seva plantilla, afegeix una columna o envia la comanda escanejada torta. El manteniment creix amb el nombre de clients, no amb el nombre de comandes.
- La validació sol quedar en regles fixes: serveix per al previsible, no per a "aquesta referència s'assembla a aquella" ni per a un preu que difereix de la tarifa per un descompte pactat.
Opció 2: portal de client o EDI
Es demana al client que canviï la manera de fer comandes: entrant en un portal o connectant el seu sistema per EDI. La comanda ja neix estructurada i no cal interpretar-la.
Quan encaixa
- Amb grans comptes que ja treballen així amb altres proveïdors; per a ells, l’EDI és habitual i el demanen.
- Quan el volum d'un sol client justifica el projecte d'integració amb el seu sistema.
On es queda curt
- Gairebé mai cobreix tota la cartera: el client mitjà continua enviant el seu PDF per correu, i el petit, un WhatsApp. Es queda amb la part del volum que ja era la més ordenada.
- Depèn de la voluntat del client. Un portal que ningú usa és un projecte acabat i un procés sense resoldre.
Opció 3: IA que interpreta el document
Un model de llenguatge llegeix la comanda com ho faria una persona: entén la capçalera i les línies encara que el format sigui nou i retorna les dades estructurades. Després, cada dada es contrasta amb les dades mestres de l’ERP i el que no encaixa va a una cua de revisió.
Com és el flux
Quatre fases. Classificar: què ha arribat i de qui, sigui PDF, Excel, foto o text en el cos del correu. Comprendre: extreure la capçalera i les línies amb el nivell de confiança de cada dada. Validar: referència amb el mestre d’articles, preu amb la tarifa vigent, quantitat amb el múltiple de venda i adreça amb les del client. Integrar: registrar la comanda a l’ERP i retornar al client la confirmació. Només el que no passa la validació arriba a una persona, amb el document i el dubte assenyalat.
Què exigeix
- Dissenyar la gestió de les excepcions com a part del sistema, no com a fallada: qui les resol, amb quina informació i en quant temps.
- Una via d'entrada a l’ERP: API, importació o, si no n'hi ha cap altra, un robot que teclegi la comanda ja validada.
- Dades mestres raonablement al dia, perquè la validació és on està el valor i necessita contra què contrastar.
Comparativa dels tres enfocaments
| OCR amb plantilles | Portal o EDI | IA amb validació | |
|---|---|---|---|
| Arrencada | Ràpida i barata | Un projecte per client | Setmanes, amb un pilot fitat |
| Format nou d'un client | Nova plantilla | No aplica: el client s'adapta | Es llegeix sense configurar res |
| Manteniment en créixer la cartera | Creix amb cada client | Creix amb cada integració | Estable |
| Validació contra mestres | Regles fixes | La fa el client en triar | Equivalències, tarifa, múltiples i adreces |
| Cobertura de la cartera | Els clients amb plantilla | Els clients que accepten | Tot el que arriba per correu |
| Excepcions | Fallada de la plantilla | Les evita a costa del client | Cua de revisió dissenyada |
Què mirar abans de decidir
- Volum: per sota d'unes desenes de comandes al mes, una importació ben feta basta.
- Heterogeneïtat: com més formats diferents, menys sentit tenen les plantilles.
- Estat dels mestres: si estan molt desactualitzats, la validació no tindrà contra què contrastar i cal netejar-los com a part del pilot.
- L’ERP: SAP, Business Central, Business One, Odoo, Sage o A3 tenen vies d'entrada diferents; convé comprovar-les la primera setmana, abans de construir.
Cap de les tres opcions exclou les altres. En una empresa mitjana, és habitual combinar EDI amb dos o tres grans comptes, IA per als correus i PDF de la resta, i una importació per als casos residuals. El que no funciona és esperar que tots els clients canviïn la manera de fer comandes.
Un cas real: de 15 minuts a 30 segons per comanda
En una corporació líder d'alimentació i begudes, les comandes B2B arribaven en PDF i correus heterogenis i es validaven a mà abans d'entrar en SAP. Amb una arquitectura event-driven sobre Azure, extracció amb IA generativa i validació contra els mestres de SAP, el temps per comanda va passar de 15 minuts a 30 segons. El cas complet està publicat.
Preguntes freqüents
Funciona amb comandes escanejades o fotografiades?
Sí. Els models actuals llegeixen la imatge directament. La qualitat de l’escaneig afecta la confiança de cada dada, i la validació ho recull: una dada dubtosa va a revisió en lloc d’entrar incorrectament a l’ERP.
I les comandes en el cos del correu o per WhatsApp?
Reben el mateix tractament que un PDF: text lliure que cal estructurar i validar. La diferència està en la via d'entrada al canal, que en el cas de la missatgeria cal resoldre abans.
Cal entrenar el model amb les meves comandes?
No en el sentit clàssic. Es configura amb exemples i regles de negoci. Amb l’ús s’acumulen les equivalències confirmades: la referència que utilitza un client i la teva, la unitat que fa servir i la que ven l’ERP. Cada excepció resolta deixa de ser-ho la vegada següent.
Quant es triga a veure la primera comanda entrant sola?
Un pilot fitat als clients de més volum es mesura en setmanes. La primera d'elles es dedica a comprovar la via d'entrada a l’ERP i l'estat dels mestres, que és el que decideix la resta del termini.
Com funciona el flux complet, què necessita la teva empresa i quan compensa, en automatització de l'entrada de comandes. I si vols veure-ho aplicat al teu sector abans de parlar amb ningú, demana el primer cop d'ull gratuït indicant «entrada de comandes».